日経BP知財Awareness －アントレプレナーシップ論オープンスクール～第９回～会議やミーティングを効率よくする施策

アントレプレナーシップ論オープンスクール～第９回～
会議やミーティングを効率よくする施策

［2009/09/07］

知的生産性が向上するミーティング法
　チームでのミーティングの生産性を上げるにはメンバー一人ひとりの知的生産性がある程度高まっている必要があります。そういう状態になるのはむずかしいのですが，仮にやれるようになったとして会議やミーティングの仕方について考えてみます。会議やミーティングの仕方には方法論があります。

例えば，

・司会を決める
・タイムキーパーを決める
・板書する
・議事録を作る

などです。

　学生や若い社会人の中にはそうした方法論を使えば，どんな会議やミーティングでも生産性が高くなると思いこんでいる人がいます。私が見てきた限り，一人ひとりの知的生産性が低い状態では会議やミーティングの形を多少整えてもあまり違いが出ません。むしろ学生や若い社会人のチームであっても，おおよそこのくらいのことはやっています。形の上ではやっていても，生産性が上がらないことに悩みます。

意外にやられていないのが，

・参加者の顔が見えやすいように丸くなって座る
・あまり長い発言をしない
・発言しない人にも意見を求める

などです。

　司会者が配慮すべきことともいえますし，参加者全員が心がけるべきこととも言えます。メンバー一人ひとりが発言しやすい環境であることは重要なことです。せっかく集まっても，ちょっと奥まったり，離れたりしたところにいると話の輪に入りにくくなり，気持ちが話からそれてしまいがちになります。

各役を経験して知的生産性を高める
　現実の社会では司会をすることは一つの権利と言えます。議題を選別して話の方向を制御する特権があるからです。一方，学生や若い社会人のミーティングでは，司会をやりたがる人は多くありません。うまく議事を進行できないのでやりたくないと思ってしまうようです。そのため，司会を輪番制でやることが多くなります。輪番で司会をしながら議事進行することに慣れていくのです。輪番制は訓練としては悪いものではありません。司会やタイム・キーパー，板書係，議事録係を輪番でやってそれぞれの役割りを知り，やり方を覚えていくのです。

　それぞれの役割りを漫然とやっていては，生産性を上げることはできません。それぞれの役割りを少し極端なくらい厳密にやると良いです。

例えば，

・司会の人は，くどいぐらいに議論の流れを確認する。
・タイム・キーパーは，先手で進行を促し予定を変えない。
・板書係は，発言が事実に基づくものなのかを毎回確認する。
・議事録係は，議論の矛盾，抜け漏れに厳しく目を光らせる。

などです。メンバーがミーティングに必要な役割りを一通り経験することは一人ひとりの知的生産性を上げる訓練にもなります。

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柴田英寿

　2002年から2006年まで日本知財学会理事。2002年から５年間，東京大学先端技術研究センターにて特任教員，非常勤講師としてアントレプレナーシップ論の前身講座を開講。知的財産権の研究会であるビジネスIPRとして韓国の同種団体IPMSとの交流や知財ゲームの普及などを展開。毎週水曜日朝に開催する朝食会（赤坂ブレックファーストクラブ）も有名。著書，寄稿多数。株式会社日立製作所勤務。著者ポータル。